قد تكون إدارة قائمة من المشاريع لأصحاب المصلحة الذين يشعرون جميعًا بأن مشاريعهم تستحق اهتمامك الكامل أمرًا مربكًا. إذا كان من مسؤوليتك معرفة ما هي الأولوية وما يجب أن يأتي بعد ذلك في سلسلة المشاريع التي تبدو حاسمة ، فيجب أخذ أربعة عوامل في الاعتبار: الاستعجال ، والتكلفة ، والأحداث غير المتوقعة ، والموارد والبدائل.
الاستعجال
يجب أن تكون الاستعجال العامل الرئيسي في تحديد المشروع الذي يجب معالجته أولاً ، ولكن يجب تحديد الإلحاح الأول. ما هي الفوائد وعوامل الخطر؟ ما هي تكلفة التقاعس عن العمل؟ إذا كانت تكلفة عدم تنفيذ المشروع ضارة بالعمل ، فقد يكون البديل الوحيد لك هو المضي قدمًا. خصص مواردك وفقًا لذلك وحدد الوقت المطلوب لإكمال هذه المشاريع ذات الأولوية.
كلفة
ماذا يحدث عندما تكون التكلفة عاملا رئيسيا؟ يمكن أن يساعدك استخدام أداة إدارة المشروع في تحديد تكلفة المشروع ، ولكن لا تنس مقارنة هذا الرقم بتكلفة عدم تنفيذ المشروع. (هناك دائمًا تكلفة عدم تنفيذ.) بعد ذلك ، ستحتاج إلى تحديد المشروعات التي يمكن إكمالها في أقل وقت ممكن. تشمل الأدوات التي يمكنك استخدامها لاتخاذ هذه القرارات تقدير التكلفة على أساس النشاط ، والتقدير المماثل ، والتقدير المعياري ، والتقدير ثلاثي النقاط مثل PERT (أسلوب تقييم البرنامج والمراجعة).
كيفية اختتام مقال شخصي
أحداث غير متوقعة
بمجرد إجابتك على أسئلة الاستعجال والتكلفة ، ستحتاج إلى تحليل كيفية تأثير الأحداث غير المتوقعة على المشاريع النشطة. هل التغييرات المقبلة في السياسة أو البرنامج مخطط لها؟ هل تغير أي شيء منذ إضافة المشروع إلى قائمة الانتظار؟ إذا كان الأمر كذلك ، فهل سيغير أي من هذه السيناريوهات مدى إلحاح أو تكلفة مشاريعك؟ هذه كلها أسئلة تحتاج إلى إجابة أثناء مراجعة مشاريعك المفتوحة.
الموارد والبدائل
يمكن أن يساعدك مخطط النشاط على السهم في تحديد المشاريع التي قد تكون متصلة. يتيح لك الحصول على عرض في الاتصالات تخصيص الموارد بشكل صحيح وحتى تعيين المشاريع بناءً على التخصص. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحرير الموارد الأخرى التي يمكنك تخصيصها لمشاريع غير ذات صلة ، مما يساعد على تقليل اختناق المشاريع في قائمة الانتظار. بالإضافة إلى ذلك ، يؤدي إجراء تحليل المسار الحرج إلى تسهيل تخطيط كل مهمة ضرورية مطلوبة لإكمال المشروع. يكشف هذا أيضًا عن مناطق المشروع التي قد تعتمد على الآخرين. بعد ذلك ، تحقق مما إذا كانت هناك بدائل لاستكمال المشروع كما تم وضعه في البداية. عندما تكون في شك - وإذا لم يكن لديك النطاق الترددي لإجراء هذه التحليلات - اطلب المساعدة من مدير المشروع.
فكر في جميع العوامل المذكورة أعلاه ، ثم ضع في اعتبارك تكلفة الاستعانة بمصادر خارجية لمدير مشروع مؤهل ماهر في اتخاذ مثل هذه القرارات. قد يبدو هذا مكلفًا ، ولكن تدوير العجلات والتعطل بسبب التقاعس عن العمل يمكن أن يكون له علامات أسعار أعلى. ومن المكلف أيضًا مخاطر ضياع الفرص.
من هم أعضاء مجلس الوزراء الخمسة عشر
لم يكن وضع مؤسستك في أفضل وضع للبقاء رشيقة وإنتاجية أكثر أهمية من أي وقت مضى. عند اتخاذ قرارات تخطيط وإدارة المشروع ، تأكد من أنك لا ترتدي غمامات وفكر في كل منظور للمضي قدمًا في العمل.
