لا يستمتع الجميع باحتمالية الحصول على تعليقات حول أداء عملهم. حتى بالنسبة إلى الموظفين الأكثر تميزًا ، فإن عدم معرفة ما سيقوله رئيسهم عنهم في مراجعة الأداء السنوية يمكن أن يكون مثيرًا للقلق. هذا هو السبب في أنه من المهم للغاية كتابة مراجعة أداء محترمة وصادقة وعادلة لموظفيك. بغض النظر عما تكتبه ، قم بتسليمه برأفة.
قد تكون كتابة تقييمات الأداء مرهقة للمدير أيضًا. كيف يمكنك أن تخبر شخصًا ما بلباقة عن مجالات وصف وظيفته حيث فاته العلامة؟ كيف يمكنك أن تصف بوضوح لشخص ما الطرق الدقيقة التي يمكنه بها تحسين أدائه؟
فيما يلي بعض النصائح وأفضل الممارسات والأشياء التي يجب تجنبها عند صياغة مراجعة الأداء التي ستساعد موظفيك على المضي قدمًا والتحسين بثقة.
فوائد مراجعة الأداء
يجب النظر إلى مراجعات أداء الموظفين على أنها تجربة إيجابية لأنها تلعب دورًا مهمًا في صحة الشركة. إنها فرصة للمديرين والموظفين لمناقشة الأساليب التي يمكن للشركة اعتمادها من أجل تحقيق نجاح أكثر فاعلية في المستقبل. يمكنك إلقاء نظرة على نقاط القوة والضعف لدى الموظف والمدير والشركة ككل.
ستكون مراجعة الأداء الناجحة هي:
- مفيدة لصاحب العمل: يجب أن تكون مراجعة الأداء محادثة. يجب أن تُمنح الفرصة للموظف للتعبير بشكل صريح عن الكيفية التي يعتقد بها أن الفريق والشركة يمكن أن يعملوا بشكل أكثر فعالية. يمكنك سماع منظور جديد لما لا يعمل من وجهة نظر الموظف.
- مفيدة للموظف: تمنح المراجعة المكتوبة جيدًا الموظف التحقق من صحة العمل الجيد الذي يقوم به والتعليقات البناءة حول كيفية تحسينه. سيساعدهم ذلك على النمو مهنيًا ومنحهم أهدافًا واضحة للعمل عليها. سيساعدهم ذلك على تحسين أنفسهم من أجل حياتهم المهنية وكأصل للشركة.
- مفيد للشركة: من خلال هذه المراجعات ، تحصل الإدارة والموظفون على فرصة لمعرفة كيف يمكنهم العمل معًا للتحسين ككل. تتعرف الإدارة على أداء الأشخاص في جميع المجالات ، سواء على المستوى الفردي أو على مستوى الشركة أيضًا. يمكنهم بعد ذلك تطوير خطة لعبة لمعالجة مجالات المشاكل والاستفادة من النجاحات.
التعليقات عبارة عن شكر على العمل المنجز بشكل جيد وخارطة طريق لتحسين الشركة ككل.
عملية مراجعة الأداء
في شركة كبيرة بما يكفي ، تقع مهمة إدارة تقييمات الأداء على عاتق قسم الموارد البشرية (HR). سيقوم قائد الموارد البشرية بتسليم نموذج المراجعة مسبقًا لكل من الشخص الذي يقدم المراجعة والشخص الذي تتم مراجعته. سيكمل الشخص الذي تتم مراجعته تقييمًا ذاتيًا ، ويلاحظ ما فعلوه في ذلك العام بنجاح ويلاحظ المجالات التي يعتقدون أنه يمكنهم تحسينها من خلال التوجيه والتدريب.
اعتمادًا على حجم وهيكل العمل ، سيبدو هذا مختلفًا في كل صناعة. بالنسبة لشركة صغيرة بها عدد قليل من الموظفين ، يكون المدير أو حتى المالك شخصًا جيدًا لإدارة المراجعات. يجب أن يكون كل من يقدم المراجعة في موقع الإدارة العليا وأن يكون على اتصال متكرر بالموظفين الذين يراجعونهم على أساس يومي. في بعض الأحيان ، يقوم أعضاء الفريق بمراجعة بعضهم البعض في عملية مراجعة تعاونية من قبل الأقران. يعمل هذا النهج بشكل جيد عندما يعمل الأقران بشكل وثيق مع بعضهم البعض أكثر من شخص في منصب إداري.
أشياء يجب تجنبها عند كتابة مراجعة الأداء
عند كتابة المراجعات ، هناك أفضل الممارسات وهناك تقنيات إشكالية تؤدي إلى مراجعة غير منتجة. فيما يلي بعض الأشياء التي يجب تجنبها عند العمل على عملية المراجعة.
- لا تفعل أشر إلى السلبيات دون إعطاء ملاحظات بناءة. إذا أخبرت موظفًا أنه يفعل شيئًا سيئًا أو غير صحيح ، فأنت بحاجة إلى إخباره بالطريقة الأكثر فعالية أو صحيحة للقيام بذلك. إذا لم تمنحهم طرقًا ملموسة لتحسين و الأدوات التي يحتاجونها للنجاح ، لا تتوقع أن يكون أداء الموظف مختلفًا في المرة القادمة التي يحصل فيها على مراجعة. إذا لم يكن لديك الوقت لتحديد الخطوط العريضة للعملية المحددة ، فتأكد من تحديد موعد للمتابعة مع شخص يمكنه تعليمهم.
- لا تفعل تهيمن على المحادثة. يجب أن يكون هناك تفاعل الموظف أثناء المحادثة. بينما يجب عليك توجيه المحادثة عند مناقشة أداء الموظف ، كن متقبلًا لما يقوله عن هيكل الشركة وأسلوب إدارتك. لا أحد يعرف عملية وهيكل شركة مثل الشخص الذي يتنقل فيها كل يوم ، وهم مجهزون جيدًا لتقديم ملاحظات حول ما ينجح وما لا ينجح. وإذا لم تكن على استعداد للاستماع إلى نقدهم ، فما مقدار الأسهم التي سيضعونها في النقد الذي تقدمه لهم؟
- لا تفعل كومة على. حتى بالنسبة إلى أسوأ الموظفين أداءً ، لا يمكنك الحصول على مراجعة ناجحة إذا كانت مجرد نصف ساعة تخبرهم فيها بكل ما يفعلونه بشكل خاطئ. بشكل متقطع خلال المراجعة ، تأكد من ملاحظة الأشياء التي يقومون بها بشكل صحيح. إذا شعروا أن كل ما تراه فيهم هو السلبيات ، فلماذا يجب أن يشعروا بالحافز للتحسن في المستقبل؟ حاول تجميع الأشياء التي يمكنهم العمل عليها في فئات محددة حتى لا تعزف على التفاصيل الدقيقة. امنحهم نظرة عامة واسعة على المجالات التي تتطلب اهتمامًا وقدم حلولًا حول كيفية تحسينها ، بدلاً من تحديد كل شيء يفعلونه بشكل خاطئ.
الأشياء التي يجب تضمينها عند كتابة مراجعة الأداء الآن بعد أن أصبحت لديك فكرة عن الأشياء التي يجب تجنبها ، إليك بعض أفضل الممارسات لتضمينها في مراجعتك.
- قم بإغلاق المراجعة بالإيجابيات. حتى لو شعرت أن الموظف لم يفعل شيئًا ذا قيمة ، إذا كنت تريده أن يستمع إلى ملاحظاتك ويحتفظ بها ، عليك أن تبدأ وتنتهي بالثناء لتحافظ على معنوياتهم . إذا بدأت المحادثة مع السلبيات ، فقد يغلق الموظف ولا يستمع إلى كلمة من المراجعة. إذا شعروا أنهم يسمعون سلبيًا تلو الآخر ، فلن يكونوا قادرين على التعامل مع جميع التعليقات واستيعابها. على أقل تقدير ، امنحهم شيئًا إيجابيًا لبدء المحادثة وشيءًا لطيفًا لإنهاء الاجتماع. إذا ابتعدوا وهم يشعرون بعدم الجدوى ، فلن يكون لديهم الدافع أو القدرة على التحسن.
- قدم طرقًا ملموسة للتصرف بناءً على الملاحظات البناءة. عند مناقشة مجالات التحسين الخاصة بالموظف ، تأكد من شرح كيفية تحسينها بالضبط. إذا كتبت أن الموظف سيئ في كتابة التقارير ، أخبره بالضبط كيف يكتب تقريرًا جيدًا. قد لا يكونون بارعين في شيء ما لأنهم لم يسبق لهم التعرف على الطريقة الصحيحة للقيام بذلك. التعليقات السلبية من أجل التعليقات السلبية لا تمنح الموظف أي طريقة للنمو في المستقبل.
- أعط تقييمات أداء رقمية أو أبجدية. قد لا تعمل هذه الطريقة مع كل صناعة. لا تقوم أدمغة بعض الأشخاص بمعالجة كتلة من النصوص والأرقام على حدٍ سواء. إذا كان لديك نظام درجات محدد ، فيمكن أن يكون لدى الموظف فكرة أوضح عن مكانه. إذا كانت صناعتك لديها معايير كمية ، فمن السهل إنشاء أنظمة الدرجات هذه. إذا كنت تعمل في مجال المبيعات ، فربما يكون متوسط 100 عملية بيع في الشهر هو أ. إذا كنت تعمل في خدمة العملاء ، فيمكنك بناء مقاييس النجاح على مدى السرعة التي يمكن لأمين الصندوق مسح العناصر بها. في الصناعات التي يمكنك فيها الوصول إلى البيانات الكمية ، ربما يمكن أن يساعد إعداد نظام الدرجات الموظفين في الحصول على فكرة أفضل عن مدى جودة ترتيب أدائهم وفقًا لمعايير الشركة.
- كن صادقًا ولكن معقولًا. لن يتحسن الموظف عندما تتكون مراجعته من مجاملات متوهجة فقط. منحهم ملاحظات صادقة هو مجاملة في حد ذاته ؛ إنه يظهر أنك تؤمن بقدرتهم على النمو والتحسن كمحترف. إذا كان موظفك على الطرف الآخر من الطيف ، فلن يتمكن من التحسن إذا كانت المراجعة نصف ساعة فقط من قيامك بتوبيخهم. ركز على الإيجابيات والسلبيات لجميع موظفيك حتى يتمكنوا جميعًا من التحسن والبقاء متقبلين للنقد.
أين أذهب من هنا يجب ألا تكون مراجعة الأداء محادثة واحدة ؛ إنها بداية النمو لموظفيك وإدارتك وهيكل الشركة. من المهم أن تأخذ الوقت الكافي لتحديد الأهداف وتقديم ملاحظات بناءة حتى يكون لدى الموظف ما يمكنه الوصول إليه وطرق ملموسة لتحسين أدائه.
من الناحية المثالية ، لا ينبغي أن يكون أي شيء مذكور في تقييم الأداء مفاجأة للموظف. يجب أن تكون قنوات الاتصال المناسبة بين الإدارة والموظفين مفتوحة على مدار العام ، وليس فقط مرة واحدة في السنة. المراجعة الرسمية هي ببساطة طريقة لتلخيص العام بطريقة تمنح جميع الأطراف المعنية خارطة طريق واضحة للمضي قدمًا معًا كفريق واحد.
