لا أحد كامل. عندما تتلاعب بالعديد من العملاء أو تقوم بقائمة طويلة من المهام ، فقد تظل بعض رسائل البريد الإلكتروني غير مفتوحة في هاتفك لفترة محرجة من الوقت. على الرغم من أنك قد تشعر بالخجل أو التوتر أو الانزعاج بمجرد إدراكك لخطأك ، فمن المهم إصلاح الموقف من خلال التواصل مع الشخص المعني من خلال رد بريد إلكتروني اعتذاري متأخر.
إذا لم يكن الاتصال الكتابي هو موطن قوتك وكنت تكافح من أجل صياغة هذا البريد الإلكتروني ، فلا داعي للذعر! لقد توصلنا إلى أربعة نماذج للرد المتأخر عبر البريد الإلكتروني لمواقف مختلفة حتى تتمكن من الحصول على أساس لكيفية الرد باعتذارات صادقة والتخطيط للمضي قدمًا معًا.
أساسيات
بغض النظر عن السبب وراء كتابة رد بريد إلكتروني متأخر ، هناك بعض الأشياء التي يجب عليك تجنبها لصياغة هذه الرسالة.
- تذكر كل العناصر المناسبة للتواصل المهني. الغرض من هذا البريد الإلكتروني هو الاعتذار وإثبات أنك ما زلت محترفًا يستحق العمل معه. احصل على سطر موضوع محدد ومباشر ، وابدأ بتحية احترافية ، وقم دائمًا بالتدقيق اللغوي ، وتجنب اللغة العامية غير الرسمية ، واحتفظ بنبرة احترافية ، وانتهي بتوقيع ختامي. عندما يكون لديك استجابة متأخرة ، يمكن أن تبدو غير منظم وغير محترف. حارب هذه الفكرة بملاحظة جيدة البناء ومدروسة تلتزم بها جميع المعايير المهنية للاتصالات الإلكترونية .
- تقبل اللوم حيث يقع اللوم. بغض النظر عن سبب تأخر البريد الإلكتروني - سواء كانت هناك حالة طوارئ شخصية أو نسيت تمامًا - اعتذر بصدق عن التأخير. سيُظهر قبول هذا اللوم أنك تتحمل مسؤولية عملك ولا تكتفي بإلقاء اللوم على شخص آخر.
- كن منفتحًا وصادقًا. إذا كنت تشعر بالراحة ، يمكنك مشاركة سبب التأخير. لا تدخل في الكثير من التفاصيل الشخصية ؛ بدلاً من القول إن والدتك قد تم تشخيصها بالسرطان ، قل ببساطة أنك تلقيت بعض الأخبار السيئة عن أحد أفراد الأسرة وأنك كنت منشغلاً بمساعدته خلال هذا الوقت الصعب. يمكن لأي شخص أن يتعامل مع حقيقة أن الأشياء تحدث في الحياة. إن إلقاء نظرة صغيرة على حياتك ، دون الإفراط في الكشف عنها ، يمكن أن يمنحهم فكرة عما تمر به ، وسيفهمون أكثر من أين أتيت.
- لا تكن عاطفيًا بشكل مفرط. على الرغم من أنه من المهم أن تكون صادقًا مع العميل ، حيث يمكن أن يؤدي ذلك إلى تعزيز الثقة ، إلا أن هناك فرقًا بين الصدق و TMI. بغض النظر عما تمر به ، فإن التواصل المهني ليس هو المكان المناسب لتفريغ مشاكلك. حافظ على ردك مصقولًا وقم بإزالة التفاصيل غير الضرورية. يمكنك القول إنك تعرضت لخسارة ، لكن لا تحدد أي شيء أكثر من ذلك.
- قم بتفصيل خطواتك التالية حول ما تخطط للقيام به للمضي قدمًا. والأهم من ذلك ، تصحيح هذا الفاصل في التواصل مع خطتك التفصيلية حول كيفية المضي قدمًا بالمشروع الآن بعد أن أصبحت محاصرًا. دعهم يعرفون ما هي خطواتك ، وما تحتاجه منهم ، وكيف يمكنك العمل معًا للحصول على أي مشروع تعمل عليه احتياطيًا بسرعة.
يمكن للتواصل المفتوح والصادق حل أي مشكلة تقريبًا. يمكن أن يساعدك البريد الإلكتروني حسن الصياغة في العودة إلى المسار الصحيح لإصلاح هذه العلاقة المهنية.
قوالب الرد على البريد الإلكتروني المتأخرة
1. عندما نسيت الرد
كلنا مذنبون بهذا ؛ تفتح بريدًا إلكترونيًا ، ترد في رأسك ، قم بتدوين ملاحظة ذهنية للرد عليها لاحقًا ، ثم أنت ... لا تستجيب أبدًا. بحلول الوقت الذي تتذكره ، تكون قد تركتهم معلقين لمدة أسبوع أو أكثر.
نسبة العرض إلى الارتفاع: 1.33: 1
إذن ، كيف تصنع استجابة حتى لا تبدو غير مهني وغير منظم تمامًا؟
متلقي -
أنا آسف جدا لإعادة بريدك الإلكتروني فقط الآن. لقد قرأت بريدك الإلكتروني بعد وقت قصير من إرساله وكان قصدت الرد في ذلك المساء. مع كل شيء يجري ، ضاع في المراوغة ، وآمل أن تسامحني على مثل هذا الرد المتأخر.
بمجرد أن تعتذر ، يمكنك الاستمرار في الرد على بريده الإلكتروني.
2. عندما فاتك الموعد النهائي للمشروع
في بعض الأحيان ، قد يؤدي الرد البطيء على رسالة بريد إلكتروني إلى عدم الالتزام بالموعد النهائي. في هذه الحالة ، لا تحتاج فقط إلى الاعتذار ، ولكن العمل مع العميل للتوصل إلى جدول زمني متغير يناسب احتياجاتك. سيظهر تقديم الحلول والاقتراحات من جانبك أنك مستعد لحل المشكلات والتكيف معها.
متلقي -
يؤسفني أن أبلغكم أنه لم يتم الانتهاء من هذا الجزء من المشروع حتى الآن وقد فاتني الموعد النهائي. حدث لي حدث شخصي أثر على توافري [أو] بسبب المضاعفات غير المتوقعة ، استغرق هذا الجزء المحدد من المهمة وقتًا أطول مما كنت قد خصصته سابقًا في جدولنا الزمني. أعتذر عن أي تعقيدات قد يسببها هذا الأمر من جانبك. أعتقد أنه بجهد مكرس ، سأكون قادرًا على إكمال هذا الجزء من المشروع بحلول هذا التاريخ. من أجل العودة إلى المسار الصحيح والوفاء بالموعد النهائي التالي ، أقترح إحضار هذا الشخص لمساعدتنا في إنهاء المشروع.
استخدم هذا الخطأ لفهم مهاراتك في إدارة الوقت والتنبؤ في المستقبل بما إذا كنت ستفوت موعدًا نهائيًا. في بعض الأحيان تحدث الحياة وتحدث الأشياء ، ولكن إذا كان بإمكانك إخبار شخص ما قبل الموعد النهائي الفائت أنك قد تحتاج إلى تمديد ، فيمكنه تبديل الأشياء بسرعة أكبر من نهايته حتى تتمكن من العمل معًا على حل.
أرز الياسمين في طباخ أرز عطري
3. عندما تعود من إجازة
عندما تكون خارج المكتب لبضعة أيام ، فمن الممارسات الجيدة إعداد رد آلي يوضح متى ستعود ، وكيف يمكن الاتصال بك في حالة الطوارئ ، ومن يمكنهم الاتصال به في في غضون ذلك للحصول على استجابة سريعة. ومع ذلك ، إذا خرجت بشكل غير متوقع أو نسيت ببساطة ، فإليك طريقة جيدة للرد على الرسائل العاجلة الموجودة في بريدك الوارد.
متلقي -
شكرا جزيلا على بريدك الإلكتروني! أعتذر عن تأخري في الرد. كنت خارج المكتب من [هذا التاريخ] حتى صباح اليوم أعتني بالأمور الشخصية ، لكنني الآن متواجد ويسعدني الإجابة على سؤالك.
يمكنك إعطاء سبب أكثر تحديدًا لغيابك إذا كنت قريبًا من العميل ، ولكن يمكنك أن تظل غامضًا بقدر ما يلزم حتى تشعر بالراحة.
بعد هذا الافتتاح ، يمكنك تقديم أي معلومات مطلوبة يحتاجها عميلك.
4. متى لم يعد بإمكانك الوفاء بشروط المشروع
حالات الطوارئ تحدث. يصاب أفراد الأسرة بمرض شديد ، ويموت أحد أفراد أسرتك ، وتتعرض لحادث ويتم حجزك في المستشفى. في بعض الأحيان ، تعترض الحياة طريق العمل ولا يمكنك ببساطة إكمال مشروع وعدت بإنهائه.
عندما تتأخر في الرد على رسالة بريد إلكتروني وعليك أن تخبرهم أنه لم يعد بإمكانك تولي المشروع ، والتعامل مع الموضوع بأمان وتقديم الحلول حيث يمكنك أن تكون مفتاحًا.
إليك مثال بريد إلكتروني يمكنك تعديله لشرح موقفك.
متلقي -
نسبة العرض إلى الارتفاع: 1.85: 1لقد مررت مؤخرًا بحدث مدمر في حياتي الشخصية أثر بشكل كبير على قدرتي على العمل. بسبب هذا الحدث ، لن أتمكن من إكمال مشروعك بشكل مناسب. في المستقبل المنظور ، قررت أن أخصص بعض الوقت لمساعدة عائلتي ، ولن أتمكن من إكمالمشروع.
في مكاني ، أوصي بشدة أن يتولى هذا الشخص الوظيفة. لقد ملأتهم بتفاصيل مشروعك وقمت بنسخها على هذا البريد الإلكتروني حتى يتسنى لكما البدء في الحديث عن الخطوات التالية المطلوبة في المشروع. يتمتع هذا الشخص بخبرة واسعة في هذا المجال وأعتقد أنك ستستمتع حقًا بالعمل معهم.
ينسخ الشخص الجديد الذي تنصح به لتولي الوظيفة في البريد الإلكتروني حتى يتمكن عميلك من بدء العمل معهم على الفور. سيساعد القيام بذلك الجميع على البدء في اختيار المشروع من حيث توقفت في أقرب وقت ممكن.
يعتمد حجم العمل الذي يتعين عليك القيام به في نقل المشروع بشكل كبير على نوع الوظيفة التي كنت تقوم بها. إذا كنت مصور فيديو مستقلاً ولم يعد بإمكانك تغطية الحدث ، يمكنك ببساطة إبلاغ المستقل الجديد بتفاصيل الحدث وتوقعات العميل حتى يتمكن من تولي التصوير من هناك. إذا كنت تقوم بنقل المشروع إلى شخص آخر في شركتك ، فمن المأمول أن يكون على دراية بالوصف الوظيفي الخاص بك والعميل الذي يتولى مسؤوليته في الوقت الحالي.
حافظ على صدق رد البريد الإلكتروني المتأخر
حتى لو استغرقت عدة أيام للرد ، فإن أهم شيء يمكنك القيام به لإنقاذ العلاقة هو أن تكون منفتحًا وصادقًا مع تواصلك. يقدر الناس الصدق ، والاعتذار الحقيقي عن التأخير يرسل رسالة قوية بأنك مستعد لإصلاح أخطائك.
في المستقبل ، حاول أن تتذكر أن الرد المختصر أفضل من الصمت. إذا لم يكن لديك الوقت الكافي لإرسال رد كامل ، فأرسل بريدًا إلكترونيًا سريعًا تخبرك أنك تلقيت رسالته ونتطلع إلى التحدث إليهم بالتفصيل قريبًا. بعد ذلك ، قم بإعداد تذكير على هاتفك لمطالبتك بالرد عندما يكون لديك المزيد من الوقت. مع العلم أنه لم يتم نسيانهم ، ولكنك في منتصف التعامل مع شيء آخر ، يرسل الرسالة التي تهتم بها. لا تؤجل الرد. يمكن أن يؤدي قضاء بعض الوقت فقط في إرسال رسالة سريعة إلى إحداث فارق كبير.
