مع خروج العالم من الوباء وتكيف الشركات مع الوضع الطبيعي الجديد ، اكتسبت الأحداث الخارجية شعبية كبيرة. من بينها ، توفر مؤتمرات الأعمال الخارجية بديلاً منعشًا وجذابًا للمؤتمرات الداخلية التقليدية.
تسمح هذه التجمعات في الهواء الطلق للمحترفين من مختلف الصناعات بالاتصال والتعاون واستكشاف الأفكار المبتكرة وسط خلفية الطبيعة. إذا كنت تفكر في تنظيم مؤتمر عمل خارجي ، فستوجهك هذه المقالة خلال العناصر الأساسية والاعتبارات الرئيسية لإنجاح الحدث الخاص بك.
يتطلب تنظيم حدث عمل خارجي تخطيطًا دقيقًا ونهجًا مدروسًا لضمان تجربة سلسة للمشاركين. أولاً وقبل كل شيء ، يعد اختيار المكان المناسب أمرًا بالغ الأهمية. ابحث عن المواقع الخارجية الخلابة مع مساحة واسعة لاستيعاب الحاضرين بشكل مريح مع الحفاظ على تدابير التباعد الاجتماعي الضرورية.
بالإضافة إلى ذلك ، ضع في اعتبارك عوامل مثل إمكانية الوصول والمرافق ووسائل الراحة التي تتوافق مع متطلبات الاتفاقية الخاصة بك. علاوة على ذلك ، يعد فهم احتياجات وتفضيلات جمهورك المستهدف أمرًا حيويًا لتنظيم برنامج يجمع بين المحتوى الثاقب والجلسات التفاعلية وفرص التواصل ، وكلها مصممة وفقًا لاهتماماتهم المهنية.
من خلال معالجة هذه الجوانب الأساسية ، يمكنك إنشاء اتفاقية عمل لا تُنسى في الهواء الطلق تعزز الاتصالات القيمة وتترك انطباعًا دائمًا لدى المشاركين. دعنا نلقي نظرة على بعض العوامل المحددة التي ستحتاج إلى أخذها في الاعتبار.
صيانة الحديقة
لا يوجد شيء مثل المشي على العشب الجميل. سواء كان ذلك أمام حديقة أو عقار تجاري ، فإن العشب الأخضر الذي يتم الاعتناء به جيدًا يخبرنا كثيرًا عن الشخص الذي يمتلك العقار. وفقًا للطريقة ، شهدت صناعة صيانة المناظر الطبيعية نموًا ثابتًا في السنوات الخمس الماضية ، مع معدل متوسط معدل النمو السنوي 5.1٪ بين عامي 2016 و 2021. لذلك ، من السهل العثور على شخص ما لإدارة الحديقة حيث سيحدث حدث!
يجب على المحترفين سحب الأعشاب الضارة للتأكد من أن العشب لن يتحول إلى اللون الأصفر أو يموت ، لأن الأعشاب تمتص العناصر الغذائية من العشب وأي نباتات أخرى متبقية. تضيف الأزهار الملونة الجميلة ، خاصة تلك ذات الروائح الجميلة ، جمالًا بصريًا مذهلاً وصفاءً إلى العشب ، مما يخلق جوًا مثاليًا للمؤتمرات الخارجية التي تخطط لها.
موقف سيارات
لنأخذ مدينة كانساس على سبيل المثال. المدينة قابلة للمشي ، وسيصل معظم الأشخاص الذين يحضرون حدثًا في الهواء الطلق بالسيارة لأنهم قد يقودون سياراتهم من مدن رئيسية أخرى أو ضواحي أو مناطق ريفية. لذلك ، تريد مساحة كافية لوقوف السيارات للحاضرين في المؤتمر. مع وجود 90٪ من أماكن وقوف السيارات التي تحتوي على رصيف إسفلتي ، تأكد من أن منطقة وقوف السيارات الخاصة بالمؤتمر مرصوفة جيدًا لتسهيل الأمر!
طاولات وكراسي
بمجرد أن يبدأ الحضور في ملء الملء ، لا ينبغي أن يتوقعوا منهم الوقوف لحضور الحدث أو المؤتمر بأكمله. احصل على ما يكفي من الكراسي والطاولات للجميع للجلوس والاختلاط بشكل مريح. يجب أن يكون هناك عدد كافٍ من الطاولات لحمل الطعام وتقديمه عند تقديم الغداء والمرطبات الأخرى. اعتمادًا على الطقس أو المناخ ، قد ترغب أيضًا في تشغيله بأمان والحصول على خيمة أو مظلة متاحة في حالة هطول الأمطار أو الرياح.
طعام و شراب
كما ذكرنا ، لديك طاولات لتقديم الطعام لأنه لا يمكنك عقد حدث أو مؤتمر دون إطعام ضيوفك. إن تناول بعض المرطبات ، مثل القهوة والشاي والماء والوجبات الخفيفة ، هو دائمًا فكرة جيدة. خطط لوجبة غداء لطيفة للجميع ، وإذا كان لديك ساعة كوكتيل ، فاحرص على تبريد المشروبات مثل البيرة والنبيذ الأبيض بشكل كافٍ. يمكن أن يلعب الوقت من العام الذي يقام فيه الحدث أيضًا دورًا في نوع الأطعمة والمشروبات التي تختارها. الصيف في كانساس سيتي هو الوقت المثالي من العام لخيارات تقديم الطعام المشوي!
حمام متنقل
عند تقديم الطعام والشراب في إحدى المناسبات ، من الضروري توفير أماكن مريحة للناس لقضاء حاجتهم. مدينة كانساس تشتهر بتعداد سكانها المزدهر ، والذي يضم أكثر من 154000 شخص. عند استضافة حدث في الهواء الطلق ، من الضروري أن يكون لديك صرف صحي مناسب في الهواء الطلق. ابحث عن البائع المناسب للوظيفة ؛ يجب أن يتمتعوا بسمعة طيبة في توفير مراحيض خارجية نظيفة ومهنية. خذ عددًا مناسبًا من الحاضرين للتأكد من أن لديك ما يكفي من الحمامات الخارجية لاستيعاب الجميع في هذا الحدث الخاص بك.
عند استضافة مؤتمر أو حدث ، فأنت تريد أن يسير كل شيء كما هو مخطط له من أجل سمعتك ورضا العملاء. احصل على عدد كافٍ من المقاعد والصرف الصحي في الهواء الطلق والمرطبات ليشعر الجميع بالراحة. يمكن أن يساعد التخطيط السليم في نجاح مؤتمرك أو حدثك في الهواء الطلق دون حدوث أي عوائق!
